Koleksi perpustakaan yang terdiri dari buku, terbitan berkala, rekaman audio visual serta yang lainnya harus disusun secara sistematis guna memenuhi standar pengelolaan perpustakaan yang ada, mulai dari pengadaan sampai dengan penyajiannya sehingga siap dilayankan kepada pengunjung.
Adapun proses pengolahan bahan pustaka sebagai berikut :
1. Pengadaan Bahan Pustaka
Untuk melengkapi koleksi perpustakaan dapat diperoleh dengan berbagai cara, diantaranya membeli, meminjam, tukar-menukar dan hadiah. Dalam menentukan bahan tersebut harus memperhatikan jenis perpustakaan yang dikelola. Apakah itu perpustakaan umum, nasional, sekolah, daerah, atau khusus. Sehingga isi bahan akan sesuai dengan kebutuhan dan minat baca yang dituju.
2. Inventarisasi
Adalah mencatat koleksi pustaka yang baru diperoleh ke dalam Buku Inventaris atau Buku Induk, sehingga perpustakaan memiliki catatan yang resmi dan baku tentang koleksi perpustakaan. Pada langkah ini dapat dilakukan kegiatan mengecek bahan koleksi yang telah dipesan, memberi cap perpustakaan dan cap segiempat dengan memperhatikan isi buku agar letak stempel tidak mengganggu isi buku itu sendiri, baik tulisan maupun gambarnya.
3. Klasifikasi
Merupakan kegiatan untuk mengelompokkan buku kedalam suatu kelas yang sesuai dengan isi buku berdasarkan peraturan yang dipakai. Ada beberapa sistem pengelompokan buku, diantaranya metode DDC (Dewey Decimal Classification), atau Metode Oxford University. Kegiatan ini bertujuan agar setiap bahan pustaka mudah dicari oleh pembaca serta mudah dalam mengaturnya kembali.
4. Katalogisasi
Dalam ilmu perpustakaan, katalog memiliki pengertian sebagai sebuah daftar dari koleksi atau bahan pustaka. Katalog berisikan sejumlah kesatuan keterangan dari suatu koleksi, yang menggambarkan identitas setiap karya atau bahan pustaka. Katalog memberikan kemudahan bagi pengunjung untuk memperoleh informasi mengenai koleksi yang ingin mereka cari. Adapun jenis-jenis kartu katalog :
- Katalog Utama
- Katalog Subyek
- Katalog Pengarang
- Katalog Judul
5. Label Buku
Pemberian Label Buku bertujuan untuk memudahkan mengelola, menyajikan, dan mencari suatu bahan pustaka, dalam urutan yang teratur dan tertata rapi. Label buku disebut juga Call Number berupa kertas kecil dengan ukuran 7 x 3 cm yang ditempelkan di punggung buku dengan jarak dari bawah (kaki buku) lebih kurang 2,5 cm sampai 3 cm. Label buku berisi nama perpustakaan yang sama untuk satu perpustakaan, serta komponen identitas buku yang meliputi 3 huruf pertama pengarang buku/bahan pustaka, nomor klasifikasi sesuai kelompok bahan, serta satu huruf pertama dari judul buku.
6. Kartu Buku
Kartu buku adalah kertas kecil dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm yang diletakkan dibagian sampul belakang buku yakni pada Kantong Buku. Kartu buku bertujuan untuk membantu proses pencatatan apabila buku dipinjam keluar, dengan cara kartu buku akan ditaruh diperpustakaan itu sendiri sementara buku dipinjam keluar. Sehingga bila ada kartu buku yang diluar berarti buku yang identitasnya tercatat pada kartu tersebut dipinjam keluar perpustakaan, baik untuk beberapa hari. Pada bagian atasnya diberi identitas yang meliputi nomor klasifikasi, judul buku, dan nama pengarang. Sedangkan bagian bawahnya terbagi menjadi dua kolom, satu untuk mencatat tanggal pengembalian, dan satu untuk mencatat nomor anggota peminjam buku.
7. Kantong Buku
Suatu kantong yang terbuat dari kertas dengan ukuran 12 cm x 9 cm dan ditempelkan pada bagian dalam kulit belakang buku disebut dengan kantong buku. disebut kantong karena memiliki fungsi yang serupa dengan kantong pada baju. Tetapi dalam hal ini kantong buku digunakan untuk menempatkan Kartu Buku dan berisi identitas dari buku, seperti nomor klasifikasi, Judul buku, dan nama pengarang.
8. Slip Tanggal / Date Slip
Adalah selembar kertas dengan ukuran lebih kurang 12,5 cm x 7,5 cm yang ditempelkan pada bagian halaman belakang atau halaman terakhir buku sebelum kulit belakang buku. Slip tanggal berisikan tanggal pengembalian jika buku tersebut dipinjam agar mengingatkan si peminjam kapan buku itu harus dikembalikan. Slip tanggal ini ditempelkan pada bagian atas dihalaman tersebut dengan jarak kira-kira 0,5 cm - 1,5 cm dan diusahakan agar tidak mengganggu tulisan pada halaman itu. Maka dari itu cukup ditempel dengan perekat/lem pada bagian atasnya saja, sehingga ketika membaca tulisan dibawah slip date, dapat dilipat keatas begitu saja.
9. Membungkus Buku
Tujuan membungkus buku yakni agar buku menjadi lebih awet dan rapi ketika dikoleksi. Terutama dalam jangka waktu yang lama terkadang sampul buku menjadi kotor ataupun robek. Pembungkus buku yang baik hendaknya memperhatikan tujuan pembungkusan yakni tahan air, kotoran dan debu, namun tulisan pada sampul tetap terlihat dengan jelas.
10. Penyusunan Koleksi
Bahan pustaka yang telah diolah tadi kemudian disusun dalam rak-rak koleksi sesuai dengan klasifikasi atau pengelompokan buku tersebut. Buku disusun dalam rak secara berdiri dengan memperlihatkan punggung buku yang sudah ditempeli Label Buku tadi. Penyusunan dalam rak mulai dari kira ke kanan dengan nomor terkecil lebih dahulu baru ke nomor besar dan setiap rak berisi identitas mengenai buku yang tersusun sesuai nomor klasifikasinya. Penomoran rak pun tergantung sedikit banyaknya buku sesuai dengan kebutuhan dan ketersediaan sarana dan prasarana yang ada. Terserah kepada kreatifitas dan inovasi setiap pengelola perpustakaan itu sendiri. Jadi jika rak sedikit maka satu rak bisa menampung 2 atau lebih nomor klasifikasi.
